Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (im Folgenden HHU) für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13 und 14 der Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden DSGVO) nach. 
Ergänzende Informationen sind der Datenschutzerklärung der HHU zu entnehmen (https://www.uni-duesseldorf.de/home/footer/datenschutz.html ).
Hinsichtlich der verwendeten Begriffe „Personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der DSGVO verwiesen.

Sie werden hier über die Datenverarbeitung  für die Organisation und Durchführung von Veranstaltung im Projekt “CoLab Curriculumentwicklung”, und solchen die dem Projektzuarbeiten, informiert. Nähere Informationen zum Projekt finden Sie unter: https://www.colab.hhu.de/

1. Kontaktdaten
Verantwortlich für die Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten sowie von Audio-/Bild- und Videoaufnahmen (im Folgenden Aufnahmematerial) ist die HHU, eine vom Land NRW getragene, rechtfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch die Rektorin Prof. Dr. Anja Steinbeck vertreten.

1.1. Kontaktdaten des Verantwortlichen
Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Universitätsstr. 1
40225 Düsseldorf
Tel.: 0211 81 10000
www.uni-duesseldorf.de

1.2. Ansprechpartner für die Datenverarbeitung 
Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Prorektor für Studienqualität und Lehre
Prof. Dr. Axel Görlitz
Universitätsstr. 1
40225 Düsseldorf
Tel.: +49 211 81 10070
E-Mail: prorektor.lehre(at)hhu.de

1.3. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten
Die behördliche Datenschutzbeauftragte der HHU erreichen Sie postalisch unter oben angegebener Adresse des Verantwortlichen oder wie folgt:
E-Mail: datenschutz(at)hhu.de
Tel.: 0211 81 13060
www.hhu.de/datenschutz

2. Angaben zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten und Zwecken der Verarbeitung

Im Rahmen der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen des Projekts „CoLab Curriculumentwicklung“ sowie von Veranstaltungen der HHU, die diesem Projekt zuarbeiten, werden die angegebenen personenbezogene Daten von Teilnehmenden oder interessierten Personen zu den folgenden Zwecken verarbeitet:

1. Planung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung

   Sie erhalten eine Einladung über den bestehenden E-Mailverteiler der HHU. Dazu wird Ihre E-Mailadresse verarbeitet. Im Rahmen der Anmeldung/Registrierung der Veranstaltung werden die für die Teilnahme erforderlichen personenbezogenen Daten erhoben: Titel, Vorname, Name, E-Mail-Adresse, Fakultät, Institut/Fachabteilung, Studiengang, Institutsadresse. Diese Daten erfassen wir, um Ihnen alle für die Teilnahme an der Veranstaltung erforderlichen Informationen zu übermitteln, für die interne Organisation unserer Veranstaltung und die Abrechnung der Veranstaltung. Nach Abschluss der Veranstaltung erhalten Sie ggf. eine Teilnehmerbescheinigung. Wir führen Ihren Titel, Vornamen, Namen und Ihre Anwesenheit in einer Teilnehmerliste und stellen bei Bedarf Namensschilder für die Veranstaltung aus. Zudem werden die erhobenen Daten zur statistischen Auswertung der Teilnehmen in anonymisierter bzw. aggregierter Form verwendet.
   Zur Evaluation der Veranstaltung nutzen wir das System EvaSys. Hierzu werden Sie ggf. per E-Mail kontaktiert und erhalten einen Link zur Teilnahme an der Evaluation. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen von EvaSys finden Sie hier.
    

2. Aktive Teilnahme und Dokumentation für Projektarbeit und Hochschulentwicklung

   Im Rahmen der Veranstaltungen haben Teilnehmende die Möglichkeit, sich aktiv einzubringen und insbesondere Feedback, Einschätzungen und Vorschläge zu studien- und lehrbezogenen Themen zu äußern. Die erhobenen Beiträge werden zur Arbeit im und der Weiterentwicklung des Projekts genutzt sowie zur Entwicklung und Weiterentwicklung von Prozessen, Maßnahmen und der Bewertung bestehender Strukturen der Universität im Rahmen der Hochschulentwicklung verwendet. Die Auswertung erfolgt grundsätzlich in zusammengefasster und nicht auf einzelne Personen zurückführbarer Form, soweit dies möglich ist. Sollten wir Beiträge verwenden, die Rückschlüsse auf einzelne Personen zulassen, werden wir in diesem Fall die Einwilligung dieser Personen einholen.
    

3. Berichterstattung, Wissenstransfer und Öffentlichkeitsarbeit inkl. Foto- und Videoaufnahmen

   Zur Dokumentation der Veranstaltungen, zur Berichterstattung über das Projekt sowie zur Öffentlichkeitsarbeit der HHU und des Projekts werden im Rahmen der Veranstaltungen erhobene Beiträge der Teilnehmenden verarbeitet. Auf Grundlage der Beiträge werden Ergebnisse und Erkenntnisse gewonnen, die neben der internen Nutzung unter Zweck 2 auch für den fachlichen Austausch und den Wissenstransfer innerhalb der Universität sowie gegenüber der Öffentlichkeit, insbesondere anderen Hochschulen, genutzt werden. Die Verarbeitung der Daten erfolgt in der Regel in anonymisierter oder aggregierter Form. Eine Veröffentlichung von Inhalten mit Personenbezug erfolgt nur im Einzelfall und auf Grundlage Ihrer Einwilligung.

   Im Rahmen der Veranstaltungen können Foto- und ggf. Videoaufnahmen zum Zwecke der Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit der HHU angefertigt werden. Die Aufnahmen dienen insbesondere der Dokumentation sowie der Darstellung von Veranstaltungen und Aktivitäten der Universität und des Projekts „CoLab Curriculumentwicklung“.
   
   Die Anfertigung der Aufnahmen erfolgt vorrangig in Form von Übersichtsaufnahmen der Veranstaltung oder von Aufnahmen, die den Charakter einer Veranstaltung wiedergeben und bei denen die Personen eine untergeordnete Bedeutung haben. Eine gezielte Abbildung einzelner Personen erfolgt nur im Einzelfall; in diesem Fall bitten wir Sie um Ihre Einwilligung.
   
   Die Aufnahmen können insbesondere über folgende Kanäle veröffentlicht werden:
   - Webseiten der HHU sowie auf den Webseiten des Projekts,
   - Social-Media-Kanälen der HHU (Instagram, Linkedin) sowie Social-Media-Kanälen des Projekts (Instagram, Linkedin)
   - Print- und digitalen Publikationen der HHU und des Projekts.
   
   Darüber hinaus können im Rahmen der projektbezogenen Öffentlichkeitsarbeit und des Wissenstransfers Erfahrungen und Ergebnisse des Projekts sowie Fotoaufnahmen aus den Veranstaltungen der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden, insbesondere über die Plattform des Fördermittelgebers (Transferkiosk), in weiteren Online-Medien sowie im Rahmen von Fachveranstaltungen, Tagungen und ähnlichen Formaten.
   
   Die Teilnehmenden werden vor Ort gesondert über die Anfertigung von Aufnahmen informiert. Sofern Sie nicht fotografiert oder gefilmt werden möchten, können Sie dies dem Organisationsteam oder den aufnehmenden Personen jederzeit mitteilen. In diesem Fall werden wir Ihre Interessen berücksichtigen und geeignete Maßnahmen ergreifen, damit  Sie nicht aufgenommen werden bzw. entsprechende Aufnahmen nicht weiterverarbeitet werden.
   Im Einzelfall kann eine weitere Verwendung von Aufnahmen nach entsprechender Unkenntlichmachung erfolgen, sofern keine schutzwürdigen Interessen der betroffenen Person dem entgegenstehen.

3. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden auf Grund der Bestimmungen der DS-GVO und des Landesdatenschutzgesetzes sowie ggf. weiteren maßgeblichen Gesetzen verarbeitet. Dies geschieht nur zu den in Ziffer 2 angeführten Zwecken.

Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der unter Ziffer 1-2 genannten Zwecke wird Art. 6 Abs. 1 lit e, DS-GVO i. V. m. § 3 und § 7 Abs HG NRW  i. V. m. der Evaluationsordnung der HHU i. V. m. § 3 DSG NRW herangezogen.

Aus haushalterischen Gründen werden die Teilnehmerlisten an die interne Buchhaltung der HHU weitergegeben und dort erfolgt die Verarbeitung der Daten auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO i. V .m. DS-GVO i. V. m § 257 HGB und § 147 AO.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten des unter Ziffer 3 genannten Zwecks wird Art. 6 Abs. 1 lit e, DS-GVO i. V. m. § 3 Und § 8 Abs. 6 herangezogen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Bild- und Gruppenbildaufnahmen, die den Charakter der Veranstaltung wiedergeben und bei denen Sie als Person eine untergeordnete Bedeutung haben, ist Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 i. V. m. § 8 Abs. 6 HG NRW i. V. m. § 3 DSG NRW.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der sonstigen Bild- und Gruppenbildaufnahmen ist Ihre Einwilligungserklärung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO und § 22 KUG. 

4. Übermittlung personenbezogener Daten 

Ihre personenbezogenen Daten, die von der HHU für die unter 2 genannten Zwecke verarbeitet werden, übermitteln wir in aggregierter Form im Rahmen von Erfahrungsberichten an Dritte. Zu diesen Dritten zählen insbesondere der Fördermittelgeber sowie Institutionen oder Organisationen, die im Rahmen des Projekts für den Wissenstransfer oder die Berichterstattung relevante Ergebnisse erhalten.

Die Bildaufnahmen werden zu den in Ziffer 2 genannten Zwecken werden über das Internet für die Allgemeinheit veröffentlicht. Diese Daten können jederzeit von Dritten abgegriffen werden. In diesem Zusammenhang erfolgen folgende Hinweise:

Hinweis zur Veröffentlichung von personenbezogenen Daten im Internetauftritt und den genannten sozialen Medien der HHU: 

Bei einer Veröffentlichung personenbezogener Daten inklusive Bildmaterial im Internetauftritt der HHU oder den sozialen Medien der HHU können die Personenaufnahmen weltweit abgerufen und gespeichert werden. Bei der Darstellung von Bildern werden Ihre Bilder in jedem Fall weltweit zugreifbar sein. Sie können auch in Ländern abgerufen werden, in denen kein angemessenes Datenschutzniveau besteht. Die Daten sind allgemein für die Öffentlichkeit abrufbar und können damit auch über sogenannte „Suchmaschinen“ aufgefunden werden. Dabei kann nicht ausgeschlossen werden, dass andere Personen oder Organisationen die Daten mit weiteren im Internet verfügbaren personenbezogenen Daten verknüpfen und damit z.B. ein Persönlichkeitsprofil erstellen oder die Daten zu anderen Zwecken verwenden. Es besteht zudem die Gefahr einer kommerziellen Nutzung durch Dritte und die Daten können auch dann noch weiter genutzt werden, wenn die HHU ihr Internetangebot bereits verändert oder gelöscht hat.

Nähere Informationen zur Datenverarbeitung der Anbieter der genannten Social Media Plattformen finden Sie jeweils in deren Datenrichtlinien unter
www.linkedin.com/legal/privacy-policy (LinkedIn), Dienstanbieter: LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland
privacycenter.instagram.com/policy/ (Instagram), Dienstanbieter: Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland

5. Dauer der Verarbeitung/Datenlöschung

Die HHU speichert Ihre personenbezogenen Daten jedenfalls bis 5 Jahre nach Projektende, sofern die Erfüllung von vertraglichen Pflichten dem nicht entgegensteht oder andere gesetzlich vorgegebene Pflichten längere Aufbewahrungsfristen verlangen. Danach werden diese Daten gelöscht. 

Die Bildaufnahmen im Internetauftritt werden von der HHU gelöscht, wenn Sie Ihre Einwilligung zu deren Verarbeitung widerrufen bzw. bei Gruppenbilder die erste betroffene Person widerruft. Beim Widerruf einer Einwilligung einer Person, die Teil einer Gruppe ist, kann die betroffene Person in den Bildern auch unkenntlich gemacht werden. Falls die Verarbeitung der Bildaufnahmen auf Grund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO gerechtfertigt ist, erfolgt die Datenlöschung bei Ausübung Ihres Widerspruchsrechts gemäß Art. 21 DS-GVO i. V. m. § 14 DSG NRW. Falls Sie nichts unternehmen, richtet sich die Dauer der Verarbeitung nach der Richtlinie zur Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung von Unterlagen an der HHU vom 28.09.2018. Gegebenenfalls werden sie vom Universitätsarchiv übernommen und dort in der Regel unbegrenzt aufbewahrt.

6. Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DSGVO gewährten Rechte geltend machen:

• das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO). Es gelten die Einschränkungen nach § 12 DSG NRW;
• das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO);
• das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO. Es gelten die Einschränkungen nach § 10 DSG NRW;
• das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen;
• das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO;
• das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DSGVO). Die für die HHU zuständige Aufsichtsbehörde ist der
Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: poststelle(at)ldi.nrw.de
Wir wären Ihnen allerdings dankbar, dass Sie – bevor Sie sich mit Ihrem Anliegen an die Aufsichtsbehörde wenden – mit unserer Datenschutzbeauftragten Kontakt aufnehmen würden, siehe Ziffer 1.3. Wir werden versuchen, Ihrem Anliegen gerecht zu werden.

7. Gültigkeit dieser Datenschutzhinweise
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzhinweise abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetze bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Diese Datenschutzhinweise gelten in der jeweils zuletzt durch die HHU veröffentlichten Fassung.

Stand März 2026